Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une législation de l'Union européenne visant à protéger les données personnelles des individus. Pour toutes les entreprises, mais en particulier celles qui utilisent le marketing automation, il impose des règles strictes quant à la collecte, le traitement et la conservation des données des utilisateurs.
Ainsi, les équipes marketing doivent se conformer à ces exigences afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données, tout en établissant des stratégies de marketing personnalisées et respectueuses des droits des individus, sans, bien sûr, compromettre l’atteinte de vos objectifs 😉
Alors quelles sont les quatre erreurs à éviter pour se conformer au RGPD et utiliser sans danger son logiciel de marketing automation ?
Erreur n°1 : collecte non conforme des données
Collecter des données sans le consentement explicite des utilisateurs est l’erreur majeure à ne pas commettre lorsqu’une entreprise souhaite récolter et exploiter des données.
Pour obtenir le consentement d’un visiteur, il est nécessaire d’expliquer clairement l’objectif de cette récolte et de leur donner la possibilité de consentir ou non, avec une case à cocher avant de valider un formulaire par exemple. Le consentement éclairé, explicite et libre des individus doit être donné de manière claire, spécifique et sans ambiguïté quant à la finalité du traitement.
Voici quelques précautions de langage à rédiger en introduction d’un formulaire pour s’assurer de respecter le RGPD et le droit des individus concernant leurs données :
➡️“Nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Avant de continuer, nous vous prions de lire attentivement la politique de confidentialité accessible [insérer le lien vers la politique de confidentialité] pour comprendre comment nous collectons, utilisons, stockons et traitons vos données.”
➡️“En cochant la case ci-dessous, vous consentez explicitement à ce que nous collections et traitions les informations suivantes”
➡️Consentement volontaire : je comprends que la fourniture de mes données est volontaire et que je peux retirer mon consentement à tout moment en utilisant les méthodes de contact fournies dans la politique de confidentialité.
[ ] J'accepte de fournir mes données personnelles et de recevoir des communications conformément à la politique de confidentialité.
[ ] Je refuse de fournir mes données personnelles et je comprends que certaines fonctionnalités du site pourraient être limitées.
Erreur n°2 : manque de transparence quant au traitement des données personnelles
La transparence est un des principes fondateurs d’une bonne relation client. Et elle s’applique particulièrement aux données qu’ils acceptent de vous transmettre. Effet de réassurance, confiance, crédibilité, réputation, fidélisation… Les avantages d’une communication fluide sont innombrables.
Comment sont utilisées, traitées et stockées les données que vous partagent vos utilisateurs ? En tant qu’entreprise, il est fondamental de pouvoir répondre à cette question.
Assurez-vous de communiquer sur la finalité de cette collecte de données, les bases légales sur lesquelles vous vous appuyez, la durée de conservation des données, et leurs droits en matière de protection des données. Ceci est généralement réalisé via une politique de confidentialité accessible et compréhensible.
Avant toute demande de données, vous pouvez inscrire la phrase suivante :
➡️Objectif de la collecte des données : vos données seront utilisées uniquement dans le but de [indiquer l'objectif spécifique de la collecte des données, par exemple : "vous envoyer des newsletters et des promotions exclusives concernant nos produits et services"].
Erreur n°3 : conservation des données indéfiniment
La conservation indéfinie des données personnelles est une grave erreur en matière de RGPD. Les entreprises ne peuvent conserver les données que pendant une durée nécessaire, maximale et à des fins spécifiques.
Pour autant, le RGPD ne spécifie pas de durée de conservation des données de manière précise et uniforme pour toutes les situations. Il énonce plutôt le principe de "limitation de la conservation" (Article 5, paragraphe 1(e) du RGPD), selon lequel les données personnelles doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées, pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
En bref ? 🧐 La durée de conservation des données dépend de l'objectif spécifique pour lequel les données sont collectées et traitées. Une fois que l'objectif initial est atteint ou que la finalité du traitement n'est plus applicable, les données doivent être supprimées ou anonymisées.
Pour éviter cette erreur lors de votre récolte de données, vous pouvez indiquer à vos visiteurs :
➡️Durée de conservation des données : vos données personnelles seront conservées pendant [indiquer la durée de conservation des données, par exemple : "24 mois à compter de la dernière interaction avec notre site"].
💡Même chose, nous vous conseillons de minimiser le nombre de données que vous demandez. Collectez uniquement les données nécessaires pour atteindre l'objectif spécifique défini. Évitez de collecter des données excessives ou inutiles.
Erreur n°4 : sécurité et protection des données personnelles insuffisantes
Pour garantir la sécurité et la protection des données personnelles, il est essentiel de communiquer sur les risques liés aux failles de sécurité et aux violations de données. Une fuite de données peut gravement nuire à la réputation d'une entreprise donc toutes les précautions sont à prendre.
Notre recommandation ? Mettez en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données collectées contre tout accès non autorisé, divulgation ou altération.
Cela peut inclure :
- Le chiffrement des données
- L’accès restreint aux données sensibles
- La double authentification
- L’anonymisation et pseudonymisation
- Les mises à jour et correctifs
- La gestion des incidents de sécurité
- Les sauvegardes régulières
- Le contrôle des tiers
- La formation du personnel
- L’accès restreint des données
Bon à savoir : quelles sont les conséquences de ces erreurs ?
Nul n’est parfait et de nouvelles réglementations décidées par la CNIL apparaissent régulièrement. Si une entreprise fait preuve de légèreté ou ne rectifie pas le tir concernant la protection des données de ses clients, voici les risques qu’elle encourt :
- Amendes financières : le RGPD prévoit des amendes administratives pouvant atteindre jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires mondial annuel de l'entreprise, selon le montant le plus élevé. Ces amendes sont appliquées en fonction de la gravité de l'infraction et peuvent être imposées aux responsables du traitement des données et aux sous-traitants.
- Une mauvaise réputation : une collecte non conforme de données peut entraîner une perte de confiance et de crédibilité auprès des clients, des partenaires commerciaux et du public en général. Une mauvaise réputation peut avoir un impact durable sur l'image de marque de l'entreprise et nuire à ses activités à long terme.
- Actions en justice et réclamations : les individus dont les données ont été collectées illégalement ont le droit de porter plainte contre l'entreprise en question. Des actions en justice et des réclamations peuvent être intentées par les autorités de protection des données ou par les individus concernés, ce qui peut entraîner des coûts juridiques importants pour l'entreprise.
- Suspension d'activités : dans les cas les plus graves, les autorités de protection des données peuvent ordonner la suspension des activités de traitement des données de l'entreprise, ce qui pourrait avoir un impact considérable sur ses opérations commerciales.
- Sanctions contractuelles : la collecte non conforme de données peut également entraîner des sanctions contractuelles avec des partenaires commerciaux ou des sous-traitants, ce qui pourrait affecter les relations commerciales de l'entreprise.
Il est donc essentiel pour les entreprises de se conformer rigoureusement aux exigences du RGPD en matière de collecte, de traitement et de conservation des données personnelles pour éviter ces conséquences néfastes. Mais grâce à cet article, vous connaissez désormais tous les pièges à éviter 😉
