Le marketing automation est devenu un outil incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leur communication et à atteindre efficacement leur public cible. Cependant, avec l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les entreprises doivent repenser leur approche en matière de collecte, de traitement et d'utilisation des données personnelles de leurs clients.
Petit rappel, le RGPD, en tant que cadre réglementaire visant à protéger la vie privée et les droits des individus au sein de l'Union Européenne, exige que toute entreprise traitant des données personnelles des résidents de l'UE le fasse en conformité avec ses dispositions strictes. Pour les entreprises utilisant des pratiques de marketing automation, cela implique une réévaluation approfondie de leurs processus pour s'assurer que toutes les étapes du cycle de marketing sont en totale adéquation avec le RGPD.
Pour être sûr d’être dans les clous, découvrez les cinq étapes clés pour rendre votre stratégie de marketing automation conforme au RGPD. En suivant ces étapes, vous pourrez continuer à exploiter le potentiel de votre logiciel de marketing automation, tout en garantissant le respect des droits des individus concernant leurs données personnelles. Prêt à créer des campagnes de marketing automation conformes au RGPD ? Suivez le guide !
Étape 1 : effectuer une analyse de données et une évaluation des risques
Étape 2 : obtenez un consentement clair et incontestable
Étape 3 : mettez en place des mécanismes de contrôle et de transparence
Étape 4 : renforcez la sécurité des données
Étape 5 : surveillez et adaptez votre stratégie
Étape 1 : effectuer une analyse de données et une évaluation des risques
Tout d’abord, un état des lieux est nécessaire. Pour cela demandez-vous :
- Quelles sont les questions que je pose aux prospects dans mes formulaires ?
- Quelles sont les données déjà en ma possession ?
Généralement, les entreprises demandent les éléments suivants : nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise et préférences de communication. Il est utile de collecter ces éléments et s’assurer qu’ils sont à jour régulièrement. Avez-vous déjà demandé d’autres informations à vos prospects ? Si oui lesquelles ? Répondre à ces questions va vous permettre d’évaluer les risques potentiels liés au traitement de ces données, en accordant une attention particulière aux données sensibles et personnelles.
Cette première étape d'analyse et d'évaluation fournit une base solide pour rendre votre stratégie de marketing automation conforme au RGPD et vous assurer d’aller dans la bonne direction. ⬆️
Étape 2 : obtenez un consentement clair et incontestable
Il est important d'obtenir le consentement clair et incontestable de tous vos contacts avant de commencer à utiliser leurs données.
Vos formulaires de collecte de données doivent inclure des déclarations claires et faciles à comprendre, expliquant comment vous allez utiliser les données et offrant une option de consentement explicite. Vérifier bien que les opt-in proposés ne doivent pas être préalablement cochés, en effet ils sont parfois considérés comme un consentement non valable. ⚠️
Pour vous faciliter la tâche, voici quelques exemples d'opt-in qui respectent le RGPD à ajouter sous les champs dans vos formulaires :
- Case à cocher explicite : "J'accepte de recevoir des communications marketing par e-mail."
- Consentement pour le partage de données : "Je consens à ce que mes données personnelles soient partagées avec des partenaires soigneusement sélectionnés à des fins marketing."
- Double opt-in pour les newsletters : "Cochez cette case pour vous abonner à notre newsletter. Vous recevrez ensuite un e-mail de confirmation pour valider votre abonnement."
- Consentement spécifique pour les cookies : "En cliquant sur Accepter, vous consentez à l'utilisation de cookies sur notre site web à des fins d'analyse et de personnalisation du contenu."
- Consentement pour les notifications push : "J'accepte de recevoir des notifications push concernant les mises à jour de produits et les offres spéciales."
- Consentement pour la collecte de données géographiques : "J'accepte que mon emplacement géographique soit collecté pour améliorer l'expérience utilisateur sur notre application mobile."
- Consentement pour le suivi des comportements en ligne : "J'accepte que des cookies de suivi soient utilisés pour analyser mon comportement en ligne et améliorer nos services."
- Consentement pour l'utilisation des données à des fins publicitaires : "En cochant cette case, vous consentez à ce que vos données personnelles soient utilisées à des fins publicitaires ciblées sur nos plateformes et sur des plateformes tierces."
Comme vous pouvez le voir, vos options doivent être claires et spécifiques pour les utilisateurs, leur permettant de donner un consentement éclairé et de choisir les types de communications ou d'activités de suivi auxquels ils souhaitent adhérer. Il est également essentiel d'inclure des liens vers la politique de confidentialité et de fournir des informations transparentes sur la façon dont les données seront traitées et utilisées.
En bref, en tant qu’entreprise cherchant des clients, vos mécanismes pour récolter les données doivent être clairs : cases à cocher distinctes, politiques de confidentialité facilement accessibles et formulations compréhensibles. Les utilisateurs doivent en effet pouvoir donner leur consentement en toute connaissance de cause. Ce faisant, les entreprises seront mieux équipées pour établir des relations de confiance avec leurs clients et se conformer de manière proactive aux directives du RGPD, contribuant ainsi à la protection des droits fondamentaux en matière de confidentialité des données.
Étape 3 : mettez en place des mécanismes de contrôle et de transparence
Les données récoltées restent la propriété de vos contacts. Ils doivent pouvoir exercer leurs droits concernant leurs données personnelles, tels que le droit d'accès, de rectification et de suppression de ces données.
En tant qu’entreprise, quels mécanismes proposez-vous pour permettre aux utilisateurs d'accéder facilement à leurs données, de les modifier ou de les supprimer ? 🤔
Êtes-vous bien transparent sur la manière dont vous traitez les données et informer vos clients sur les finalités de chaque traitement ? Comme vous l’imaginez, vous devez répondre oui à cette question, ou mettre en place ce qu’il faut pour faire preuve de plus de transparence.
Dans chacune de vos communications marketing mettez en place un lien de désinscription ou encore un accès à un centre de préférences. Vos contacts pourront ainsi se désinscrire rapidement de vos emails marketing, choisir leurs canaux de communication préférés, et s’inscrire aux différentes communications de votre entreprise. Vous pouvez mettre en place ces outils via des logiciels tels que Webmecanik Automation.
Étape 4 : renforcez la sécurité des données
Dans le but de rassurer vos prospects et clients et d’être conforme au RGPD, vous devez prendre des mesures appropriées pour protéger les données personnelles contre les pertes, les fuites ou les accès non autorisés des données que vous possédez.
Votre logiciel de marketing automation est-il sécurisé ? (certification, pare-feux et outils de sécurité avancés tel que le 2FA c’est-à-dire la double authentification-)
Voyons cela de plus près 🧐 découvrez ici quelques exemples de moyens à mettre en place pour renforcer et garantir la sécurité des données en votre possession :
- Mise en œuvre de mesures de sécurité informatique robustes : systèmes de sécurité informatique avancés, tels que des pare-feux, des systèmes de détection d'intrusion (IDS), des antivirus et des solutions de protection contre les logiciels malveillants, pour protéger les données stockées sur les serveurs.
- Utilisation du cryptage : le cryptage des données sensibles est essentiel pour garantir qu’elles ne soient pas utilisées même si ces dernières sont compromises. Le chiffrement doit être appliqué aux données en transit et au repos.
- Accès basé sur les rôles : limitez l'accès aux données personnelles en fonction des rôles des employés. Seules les personnes autorisées devraient avoir accès à certaines informations et cet accès doit être strictement contrôlé et surveillé.
- Sauvegardes régulières : assurez-vous de sauvegarder régulièrement les données afin de minimiser les risques de perte de données en cas d'incident de sécurité.
- Gestion des mots de passe : encouragez l'utilisation de mots de passe forts, de l'authentification à deux facteurs (2FA) et mettez en place des politiques de changement de mot de passe régulières.
- Contrôle des tiers : si vous partagez des données avec des tiers, assurez-vous de vérifier leurs politiques de confidentialité et leurs mesures de sécurité pour garantir qu'ils protègent également les données de manière appropriée.
- Plan de réponse à l'incident : élaborez un plan de réponse à l'incident en cas de violation de données, afin de pouvoir agir rapidement et efficacement pour atténuer les dommages potentiels.
Enfin, établissez des politiques internes pour le traitement des données et formez vos employés pour garantir la sécurité des données à chaque étape du processus.
Étape 5 : surveillez et adaptez votre stratégie
Il est nécessaire de toujours garder un œil sur les évolutions du RGPD. Mettez en place des mécanismes de surveillance réguliers pour vérifier que votre stratégie de marketing automation est conforme à ces règles. Les plus récentes datent d’ailleurs de ce printemps et ont été publiées sur le site de la CNIL. Nous vous conseillons d’activer des alertes chaque trimestre pour être sûr de ne rien rater.
Effectuez une veille régulière des évolutions du RGPD et des meilleures pratiques en matière de protection des données pour vous adapter aux changements éventuels. N’hésitez pas à être attentif à ce que font vos concurrents à ce sujet.
Enfin, en cas de changement du RGPD, de votre stratégie ou de vos processus, informez vos clients et obtenez leur consentement une nouvelle fois si nécessaire.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informatons sur le marketing automation et le RGPD, nous avons un livre blanc à ce sujet : 🤩
