Avec les évolutions techniques récentes offertes par les solutions CMS du marché comme Plone, Joomla, Drupal et autres Typo3, concevoir et mettre en ligne un Extranet est désormais accessible à la majorité des entreprises.
Qu’est-ce qu’un Extranet ?
Un Extranet permet de diffuser des informations à un groupe d’utilisateurs restreint. Contrairement à l’Intranet, l’Extranet est accessible partout dans le monde via Internet, les utilisateurs doivent donc s’identifier à l’aide d’un login et d’un mot de passe pour consulter les contenus qui leur sont accessibles.
Pour ceux qui ne sont pas familiers de ces systèmes, cela fonctionne de la manière suivante :
- Vous définissez une section de votre site Internet (un ensemble de contenus, pages, documents, images…) dont vous souhaitez restreindre l’accès à un groupe d’utilisateurs donné
- Vous créez des groupes d’utilisateurs selon les usages (agents commerciaux, fournisseurs, clients professionnels, etc.)
- Vous définissez quel groupe a accès à quel information
- Vous envoyez leurs identifiants personnels aux utilisateurs qui pourront ainsi se connecter au site.
Voila, vous êtes l’heureux propriétaire d’un Extranet.
Un Extranet pour quoi faire ?
Un Extranet peut être utilisé partout où le partage restreint d’informations au sein d’un même groupe a du sens, par exemple :
- Pour communiquer des listes de prix réservées aux revendeurs de la marque
- Pour partager des comptes-rendus de réunion entre plusieurs membre de la société
- Pour diffuser des notices d’installation ou une FAQ (Questions/réponses fréquentes) aux installateurs d’un système
- Pour mettre en ligne les factures fournisseurs
On peut également proposer aux utilisateurs d’inter-agir dans l’Extranet, en partageant par exemple des photos de réalisations, en parlant de leur retour d’expérience ou en mettant en place un forum de dépannage technique.
Réussir son Extranet
Il y a plusieurs facteurs clefs de succès pour réussir son Extranet:
- L’usage prévu doit répondre à une demande et à une attente réelle des utilisateurs. Dès la première utilisateur, l’utilisateur doit rapidement identifier le bénéfice qu’il peut tirer du système, sinon il ne reviendra plus.
- L’interface doit être claire et lisible, la navigation et le moteur de recherche intégré doivent permettre à un professionnel de trouver rapidement l’information qu’il recherche.
- Un animateur doit être désigné et formé : le système ne se gère pas seul, mais quelques heures dans la semaines suffiront à le faire vivre.
- Des fonctions d’alertes automatiques en cas par exemple d’ajout d’un nouveau contenu devront permettre de garder un contact permanent avec les utilisateurs et les inciter à visiter régulièrement l’Extranet.
L’offre Eureos : l’Extranet pour les PME
Eureos propose désormais une offre clef en main pour réaliser un Extranet adapté aux besoins des PME :
- Intégration dans le site Internet de la société
- Interface intuitive pour l’animation, la gestion des contenus et la gestion des utilisateurs. Cette interface est issue de notre expérience de plusieurs années dans le domaine de l’animation et de la gestion de sites Internet collaboratifs
- Formation de l’animateur
- Système d’alerte automatique des utilisateurs
Avec l’offre Eureos Extranet, les PME peuvent se doter d’un outil de compétitivité pour un prix spécialement étudié pour elles.
Pour en savoir plus : Contacter Webmecanik
