Les 6 étapes pour appliquer la nouvelle recommandation de la CNIL sur le tracking des emails avec Webmecanik

Étape 1 : comprendre ce qui allait réellement changer

Avant de modifier quoi que ce soit, j’ai commencé par analyser l’impact concret de cette recommandation sur nos activités marketing. La première chose que j’ai réalisée, c’est que le sujet ne concernait pas uniquement les emails. Derrière cette nouvelle obligation de consentement se cachait en réalité toute une chaîne de processus à revoir : la collecte des consentements, la gestion des préférences, le pilotage des campagnes et certains scénarios automatisés.

J’ai donc commencé par identifier tous les points de contact où nous collectons des données ou utilisons le tracking : les formulaires de contact, les campagnes de marketing automation et les différents canaux (email / sms).

Étape 2 : revoir notre collecte de consentement

Une fois l’audit réalisé, je me suis attaquée au sujet le plus évident : la collecte du consentement.
Jusqu’à présent, nos formulaires permettaient principalement de recueillir l’accord d’un prospect pour recevoir nos communications (Opt in). Avec cette nouvelle recommandation, il fallait désormais un consentement explicite pour avoir l’autorisation de recevoir un message ainsi que de pouvoir y inclure des actions de tracking (ouvertures et clics).

Nous avons donc mis à jour nos formulaires afin d’intégrer les nouveaux consentements liés au tracking email et SMS avec nouveau type de champ de formulaire « Consentement ». En une seule case à cocher, il permet à nos prospects de valider simultanément (ou non) leur abonnement (opt-in) et leur acceptation du suivi de leurs activités (tracking).

Les consentements peuvent également être renseignés lors d’un import de contacts (fichier issu d’un salon ou autre fichier Excel qui trainait) grâce au mapping des colonnes dédiées au consentement de tracking email et SMS. Ils restent ensuite modifiables manuellement depuis la fiche contact, notamment en cas de réclamation ou de demande spécifique.

Étape 3 : s’assurer d’avoir la preuve du consentement

Au-delà de la collecte du consentement, je devais m’assurer de pouvoir en conserver la preuve. En cas de contrôle de la CNIL ou de demande d’un contact, nous devons être capables de retrouver rapidement quand et comment ce consentement a été obtenu.

Chaque modification liée au consentement est donc historisée dans le fil d’activité de mes contacts pour retrouver :

La date de collecte

La source du consentement

L’adresse IP

Le type de consentement concerné

Cette historisation me permet notamment de justifier précisément le moment où un DNC (Do Not Contact) ou un DNT (Do Not Track) a été collecté. Je dispose ainsi d’une preuve fiable du consentement ou de son retrait, conformément aux exigences de l’Article 7(1) du RGPD relatif aux conditions applicables au consentement.

J’ai également accès à de nouveaux badges visuels affichés directement sur les fiches contacts et dans leur fil d’activité. Ils me permettent de voir immédiatement si le tracking email ou SMS est activé ou désactivé, sans avoir à rechercher l’information dans plusieurs écrans.

C’est un vrai gain de temps au quotidien et surtout l’assurance de pouvoir justifier facilement l’origine d’un consentement lorsque cela est nécessaire.

Étape 4 : mettre à jour notre centre de préférences

Les utilisateurs doivent pouvoir garder le contrôle sur leurs données et modifier leurs consentements à tout moment. Comme pour l’opt-in de communication, cela passe par le centre de préférences. J’ai donc mis à jour notre centre de préférences afin de leur permettre de gérer de façon indépendante leurs quatre choix :

Accepter la communication par email

Accepter la communication par SMS

Consentir au tracking email (clics et ouvertures)

Consentir au tracking SMS (clics)

Ainsi, chacun peut ajuster précisément ses préférences sans avoir à renoncer à l’ensemble de nos communications.

Étape 5 : adapter mes scénarios automatisés aux contacts non traçables

L’un des sujets qui m’inquiétait le plus concernait nos campagnes automatisées.
Dans nos campagnes automatisées, nous utilisons régulièrement des conditions comme « A ouvert l’email » ou « A cliqué sur le lien » pour déclencher des actions de nurturing ou de relance. Avec cette nouvelle recommandation, un contact qui refuse le tracking ne pourra plus déclencher ces conditions positivement, même s’il a bien reçu et lu le message. Il serait toujours considéré comme non ouvreur ou non cliqueur. Du moins pour les logiciels qui n’ont pas prévu le coup.

Pour éviter de considérer systématiquement ces contacts comme des non ouvreurs ou des non cliqueurs, j’ai activé la nouvelle branche conditionnelle dédiée aux contacts non traçables dans Webmecanik Automation. En plus des branches « Oui » et « Non », je dispose désormais d’une troisième branche qui me permet d’orienter ces contacts vers un parcours spécifique.

Selon mes objectifs, je peux par exemple :

Les orienter vers un contenu alternatif

Attendre une autre action de conversion, comme la soumission d’un formulaire ou l’inscription à un événement

Adopter une approche plus optimiste en considérant le message comme reçu et les intégrer à la branche positive

Cette évolution m’a permis d’adapter mes scénarios sans pénaliser les contacts qui ont simplement choisi de ne pas être suivis, tout en conservant la flexibilité nécessaire pour atteindre mes objectifs marketing.

Ainsi, chacun peut ajuster précisément ses préférences sans avoir à renoncer à l’ensemble de nos communications.

Étape 6 : adapter ma lecture des statistiques

Après avoir adapté nos formulaires, nos consentements et nos scénarios automatisés, il me restait une dernière interrogation : quel allait être l’impact sur nos statistiques ?
Comme beaucoup de responsables marketing, je m’appuie sur les taux d’ouverture et les taux de clics pour mesurer la performance de nos campagnes. Je savais donc que ces indicateurs allaient évoluer avec l’arrivée de ces nouveaux consentements.

Avec Webmecanik Automation, les statistiques d’ouverture et de clic sont désormais calculées uniquement à partir des contacts ayant accepté le tracking. Les interactions des contacts n’ayant pas donné leur consentement ne sont pas prises en compte dans ces indicateurs.

Cela implique une lecture différente des performances : les taux observés reflètent désormais exclusivement le comportement des contacts ayant accepté d’être suivis.

Pour moi, l’essentiel était de disposer d’indicateurs fiables, cohérents avec les consentements recueillis et conformes aux exigences réglementaires.

Alternative : désactiver totalement le tracking des emails

Pour certaines entreprises, le suivi détaillé des ouvertures et des clics n’est pas une statistique suivie de près. Si votre objectif est simplement de communiquer sans avoir besoin de mesurer finement le comportement individuel de chaque destinataire, ou que d’autres métriques vous intéressent, une alternative existe directement dans Webmecanik Automation.

Dans les paramètres de vos e-mails, deux options vous permettent de désactiver nativement ce suivi de manière globale, pour l’intégralité de vos envois :

• Désactivation du suivi d’ouverture : en décochant simplement l’option « Ajouter le pixel de tracking dans le corps de l’e-mail ? », vous supprimez le pixel de suivi. Tous vos emails seront alors envoyés sans mécanisme de tracking d’ouverture.
• Désactivation du suivi des clics : en activant l’option « Désactiver le tracking des URLs », vous évitez que les liens contenus dans vos messages ne soient réécrits pour le suivi, garantissant ainsi qu’aucune donnée de clic n’est collectée.

En utilisant ces réglages, vous vous affranchissez de la gestion des consentements de tracking pour tous vos emails, tout en conservant la puissance de votre plateforme pour gérer vos listes et vos envois. 

Conclusion

Avec le recul, cette mise en conformité a été beaucoup plus simple que ce que j’imaginais lorsque la recommandation de la CNIL a été annoncée. L’essentiel du travail a consisté à adapter notre collecte de consentement, mettre à jour notre centre de préférences, vérifier la traçabilité des consentements et ajuster nos scénarios automatisés pour prendre en compte les contacts non traçables.

Ce qui m’a particulièrement facilité la tâche, c’est de pouvoir m’appuyer sur Webmecanik Automation. Les fonctionnalités nécessaires pour répondre à ces nouvelles recommandations étaient déjà disponibles dans la plateforme, ce qui m’a permis de me concentrer sur mes campagnes et mes processus plutôt que sur les aspects techniques.

Finalement, cette évolution ne remet pas en cause nos stratégies marketing. Elle nous amène simplement à mieux prendre en compte les préférences de nos utilisateurs et à intégrer les contacts non traçables dans nos parcours de manière adaptée.

Si vous vous posez les mêmes questions que moi au moment de l’annonce de cette recommandation et souhaitez découvrir comment mettre en place ces évolutions dans vos propres campagnes, n’hésitez pas à demander une démonstration de Webmecanik Automation ou à échanger avec nos équipes.